Política de Privacidad

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Protección de datos y uso de la información

La presente Política de Privacidad describe cómo se recopilan, utilizan y protegen los datos personales gestionados a través de la plataforma DocuManager.

1. Responsable del tratamiento

Denominación Social: Soluciones Documentales Avanzadas S.A.
CIF: A79994752
Domicilio Social: Calle de la Alcarria, 7 – Edificio Roncesvalles, Oficina 2-10 – 28823 Coslada (Madrid – España)
Email: docunecta@docunecta.com
Teléfono: +34 621 186 149

2. Datos que tratamos en la plataforma

En DocuManager se tratan principalmente los siguientes tipos de datos:

  • Datos de cuenta de usuario: nombre, email y credenciales de acceso necesarias para utilizar la aplicación.
  • Documentos subidos por los propios usuarios: ficheros y su información asociada (nombre, ruta, metadatos), cuya responsabilidad de contenido corresponde al cliente/usuario.
  • Imágenes de avatar y firma: imágenes que el usuario asocia a su perfil y a la firma utilizada en documentos.
  • Registros de actividad (logs básicos): acciones relacionadas con el uso de la plataforma (accesos, cambios sobre documentos, etc.) necesarias para la trazabilidad y la auditoría interna.

3. Control sobre los datos por parte del usuario

El propio usuario o los administradores designados por la empresa pueden:

  • Eliminar documentos subidos a la plataforma.
  • Modificar o eliminar usuarios de la aplicación según la configuración de permisos.
  • Actualizar o eliminar imágenes de avatar y de firma asociadas a su perfil.

Cuando se elimina un documento, deja de estar accesible desde la aplicación. Pueden mantenerse copias de seguridad durante el tiempo estrictamente necesario para garantizar la continuidad del servicio, de acuerdo con la política interna de backups.

4. Finalidad del tratamiento

Los datos se tratan exclusivamente para permitir el funcionamiento correcto de la plataforma, incluyendo:

  • Gestión y almacenamiento de los documentos que el usuario decide subir.
  • Gestión de usuarios, permisos y accesos.
  • Asociación de avatares e imágenes de firma a usuarios y documentos.
  • Registro de actividad mínima para auditoría, trazabilidad y seguridad.
  • Soporte técnico y resolución de incidencias relacionadas con el uso del sistema.
4.1 Integraciones

DocuManager permite conectar servicios de terceros únicamente con autorización del usuario. A continuación se detallan las integraciones actuales con Google y Microsoft:

Google
  • Google Calendar (solo lectura): visualizar eventos en el calendario.
  • Google Drive: seleccionar y subir documentos a la plataforma.
  • Gmail/Google Workspace: leer la bandeja de entrada y descargar adjuntos según las reglas indicadas por el usuario.
Microsoft
  • Outlook Calendar (solo lectura): visualizar eventos en el calendario.
  • OneDrive: seleccionar y subir documentos a la plataforma.
  • Outlook (cuenta personal u organizacional): leer la bandeja de entrada y descargar adjuntos según las reglas indicadas por el usuario.

Para integraciones como Drive y Calendario, no almacenamos tokens en nuestra base de datos, por lo que puede requerirse iniciar sesión de nuevo en cada uso. En el módulo de calendario existe un botón para cerrar sesión. En la monitorización de correo, al eliminar la cuenta se eliminan los tokens almacenados y se revoca el acceso en la aplicación.

5. Base legal

El tratamiento de datos se basa en:

  • La ejecución de un contrato o prestación de servicio suscrito con el cliente.
  • El cumplimiento de obligaciones legales aplicables.
  • El interés legítimo en mantener la seguridad, disponibilidad y trazabilidad del sistema.

6. Plazo de conservación

Los datos se conservarán mientras exista relación contractual con el cliente o sean necesarios para la prestación del servicio. Una vez finalizada, se aplicarán los plazos de bloqueo y supresión que marque la normativa aplicable y la política interna de backups.

7. Derechos de los usuarios

Los usuarios pueden ejercer sus derechos de:

  • Acceso a sus datos personales.
  • Rectificación de datos inexactos.
  • Supresión de los datos cuando ya no sean necesarios.
  • Limitación u oposición al tratamiento en determinados supuestos.
  • Portabilidad de los datos, cuando proceda.

Para ejercer estos derechos, pueden contactar con el responsable del tratamiento en: docunecta@docunecta.com

8. Seguridad

Se aplican medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos contra accesos no autorizados, pérdida o alteración. El acceso a la plataforma se realiza mediante credenciales individuales y la gestión de permisos se controla a nivel de usuario y documentos.

9. Actualización de esta política

Esta Política de Privacidad puede actualizarse para reflejar cambios normativos o de funcionamiento de la plataforma. La versión vigente estará siempre disponible en esta misma página.